Alexandra Wrage, presidenta y fundadora de TRACE y especialista antisobornos habla de cómo las demandas de soborno ejercen una enorme presión en los empleados y los controles de cumplimiento de la empresa, poniendo a prueba la resolución y explotando las debilidades sistémicas.
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Los oficiales de cumplimiento deben trabajar para implementar políticas proactivas para disuadir las demandas de soborno y equipar a los empleados con estrategias para eludir las solicitudes indebidas. Las técnicas más efectivas son prácticas, directas y fáciles de recordar. Estas estrategias harán que las demandas sean menos probables y que decir “no” sea menos difícil.
Seguridad en numeros
Los sobornos dependen del secreto y la colaboración. Cuanta más gente presente, más difícil es mantener el secreto. Trate de tener varios empleados presentes para las reuniones con funcionarios gubernamentales y rote al personal cuando sea posible. Los números simples pueden disuadir las demandas de soborno desde el principio. Donde lo permitan las leyes aplicables, considere una política de la empresa sobre la grabación de audio de las reuniones con funcionarios gubernamentales «con fines de cumplimiento de la calidad». Recuerde: la mejor manera de ayudar a los empleados a sortear encuentros riesgosos es sortearlos por completo.
Manténgalo virtual
En la mayor medida posible, utilice los servicios de gobierno electrónico para evitar la interacción cara a cara con los funcionarios públicos. Los servicios gubernamentales están cada vez más disponibles en línea y las empresas deberían exigir su uso siempre que sea posible. Cuando dichos servicios no estén disponibles, las empresas y los grupos industriales deben usar su influencia para promover la adopción de herramientas de gobierno electrónico.
Tolerancia cero
Promueva de manera agresiva y pública la política de tolerancia cero de la empresa con respecto al soborno, lo que puede evitar demandas de soborno y construir una reputación positiva y productiva con el gobierno local. Las empresas también pueden beneficiarse al unirse o apoyar el creciente número de grupos de transparencia comercial o anticorrupción, construyendo una reputación como una empresa que defiende las causas anticorrupción. Entrenar a los empleados para que digan “no” a los sobornos de manera inequívoca y constante también puede reforzar la imagen limpia de la empresa.
buscar claridad
Anime a los empleados a negarse a leer entre líneas. Un método efectivo es hacer operativa la “confusión fingida”, obligando al sobornador a hacer explícitas las demandas o retirarlas. Pida que todas las solicitudes financieras sospechosas se hagan por escrito “para que las revise el equipo legal o de cumplimiento”. Exija documentación y recibos de todas las tarifas, impuestos, cargos o demandas inusuales. Aplique políticas y prácticas contables en toda la empresa para evitar pagos sin documentación y para eliminar la posibilidad de pagos fuera de los libros.
Las capas adicionales de revisión, aprobación y supervisión requeridas para los gastos y acuerdos hacen que sea más difícil que los sobornos pasen desapercibidos. Asegúrese de que estos no se vuelvan innecesariamente onerosos pero, siempre que sea posible, incluso una segunda aprobación puede mejorar la transparencia.
Construya su red
Desarrolle una amplia red de «campeones de cumplimiento» que entiendan las costumbres locales y promuevan negocios éticos. Integre campeones en los tratos y en el terreno para resaltar la importancia del cumplimiento mientras brinda una vía local a aquellos que desean discutir desafíos específicos o denunciar irregularidades.
Incorporar perspectivas culturales
Considere cómo la cultura y las costumbres locales afectan la dinámica de su negocio y asegúrese de que la cultura y la ética comercial estén armonizadas en la medida de lo posible. Haga que sus políticas de obsequios y hospitalidad sean claras, pero razonables, y luego hágalas cumplir. Si dar regalos en Año Nuevo es culturalmente apropiado, adopte esa tradición de manera explícita. El objetivo es monitorear y alentar el cumplimiento, no hacer que los obsequios sean clandestinos.
Publicitar el Monitoreo Corporativo
Informe a los empleados que existen sistemas que realizan un seguimiento de los gastos, las facturas y las transacciones financieras. Del mismo modo, fomente la denuncia y el seguimiento entre pares, publicitando activamente canales para denunciar conductas indebidas. Si los empleados saben que su comportamiento está siendo monitoreado de manera efectiva, es menos probable que participen en transacciones ilegales.
Apoye a sus empleados honestos
Asegúrese de que los empleados sepan que la empresa los respalda y recompensará la conducta ética. Los empleados deben estar seguros de que la empresa los apoyará si un soborno rechazado arruina un gran negocio. Para que el cumplimiento sea efectivo, los empleados deben creer que los incentivos para el cumplimiento son mayores que los beneficios de las ganancias turbias a corto plazo.
Destacar las consecuencias
Enfatice las consecuencias en el mundo real de la complicidad en la corrupción. Un soborno nunca es una transacción aislada, por insignificante que parezca en el momento. Sabemos que la corrupción gubernamental devasta comunidades reales: la corrupción financia a dictadores, terroristas y traficantes de personas. Ayude a los empleados a ver sus acciones en ese continuo.
Las técnicas anteriores, como todos los controles de cumplimiento, no evitarán todas las demandas de soborno. Algunos actores corruptos se esforzarán por imponer cualquier salvaguarda para jugar con el sistema. Los empleados deben estar preparados para que los funcionarios corruptos los pongan a prueba, incluso después de que primero rechacen las demandas de soborno. Deben estar preparados y mirar hacia una segunda ronda. Cuando se pone a prueba la resistencia de los sobornadores, la mayoría buscará objetivos más fáciles.
