La transformación digital avanza en las empresas, pero una parte importante de los procesos financieros sigue dependiendo de prácticas informales que podrían poner en riesgo la rentabilidad. Así lo advierte Payana, firma especializada en automatización financiera, al señalar que muchas compañías continúan aprobando pagos, viáticos y facturas a través de grupos de WhatsApp, una dinámica que limita la trazabilidad de las operaciones y dificulta el control de los recurs
Según la compañía, apenas el 12% de los equipos contables a nivel mundial se considera completamente digital, mientras que el 88% restante continúa operando bajo esquemas que generan lo que denomina «ceguera financiera». Esta situación, sostiene, puede derivar en errores, pagos duplicados, fraudes internos y dificultades de cumplimiento.
Cuando un chat reemplaza los controles financieros
La conectividad instantánea ha simplificado la comunicación dentro de las empresas, pero también ha trasladado decisiones críticas a espacios que originalmente no fueron diseñados para administrar proceso
De acuerdo con el análisis, hoy es habitual que la aprobación de una factura, la legalización de un gasto o el pago urgente a un proveedor se gestione mediante mensajes enviados por WhatsApp y aunque el mecanismo resulta rápido, el problema aparece cuando la operación carece de un respaldo estructurado que permita rastrear quién aprobó el movimiento, bajo qué criterios y con qué soporte documental.
Para Matías Umaschi, CEO de Payana, el riesgo no está en la herramienta de mensajería sino en la ausencia de controles adecuados alrededor de ella y partiendo de eso afirma que “es riesgoso que compañías con facturaciones millonarias sigan aprobando pagos críticos a través de WhatsApp sin una infraestructura de respaldo. El problema no es el chat, sino la falta de trazabilidad que golpea la rentabilidad«.
Uno de los conceptos centrales a tener en cuenta es el de «ceguera financiera», una situación que se produce cuando la información relevante de una empresa se encuentra dispersa en correos electrónicos, chats, archivos y procesos manuales.
Según la compañía, esta fragmentación impide tener una visión clara y oportuna de la situación financiera del negocio. Como consecuencia, aumentan las probabilidades de cometer errores operativos, se ralentizan los procesos de auditoría y se dificulta la detección temprana de inconsistencias.
En América Latina, esta brecha tecnológica se traduce en fraudes internos, según el documento, en fraudes internos, pagos repetidos y sanciones derivadas de incumplimientos regulatorios
La consecuencia va más allá de un problema administrativo, ya que cuando una empresa pierde visibilidad sobre sus movimientos financieros, también pierde capacidad para tomar decisiones oportunas sobre liquidez, inversión y crecimiento.
Frente a este escenario, el mercado comienza a migrar hacia modelos de mayor automatización y las proyecciones citadas por la firma indican que más del 60% de las empresas latinoamericanas implementará inteligencia artificial en sus procesos financieros hacia 2027. El objetivo es reducir la dependencia de tareas manuales y mejorar la calidad de la información utilizada para administrar los recursos.
La tecnología ya está siendo utilizada para leer facturas, extraer datos desde fotografías enviadas por celular, validar documentos y conectar automáticamente la información con sistemas ERP y cuentas bancarias
Según Umaschi, esta evolución permite transformar procesos dispersos en flujos estructurados que ofrecen mayor control y seguridad.
Los hábitos que distinguen a las empresas más organizadas
El análisis también identifica algunas prácticas comunes entre las organizaciones que mantienen una gestión financiera más sólida. La primera consiste en permitir que la información se capture desde diferentes canales, incluidos los teléfonos móviles, pero centralizar posteriormente los datos mediante herramientas tecnológicas que eliminan tareas manuales.
La segunda está relacionada con la conciliación bancaria. En lugar de esperar al cierre de mes para revisar movimientos, las empresas más organizadas realizan verificaciones permanentes que les permiten detectar desviaciones en tiempo real.
La tercera práctica apunta a la trazabilidad. Las compañías con mejores controles eliminan aprobaciones informales y establecen procesos donde cada pago queda respaldado por reglas definidas, validaciones y soportes verificables.
«El hábito financiero más rentable que puede adoptar una empresa hoy es delegar la operatividad repetitiva a la tecnología», concluyó Umaschi.
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