Alrededor del 90 por ciento de todas las acciones de cumplimiento de la FCPA involucran a intermediarios externos. Por lo tanto, no es de extrañar que la guía actualizada del DOJ para evaluar los programas de cumplimiento corporativo dedique una sección completa a «Administración de terceros».
¿Qué se supone que debe hacer la Administración de terceros? Lo más importante: prevenir el soborno. Para el DOJ la eficiencia importa. Como lo hizo el DOJ en una de las «preguntas fundamentales» que debe hacer al evaluar un programa de cumplimiento: «¿Funciona en la práctica el programa de cumplimiento de la corporación? Vea JM § 9-28.800».
Teniendo esto en cuenta, la gestión de terceros en un programa de cumplimiento debe ser predominantemente preventiva. Es decir, debería estar diseñado no solo para detectar fallas de cumplimiento y mitigarlas, sino también para prevenirlas, al menos en una medida razonable.
Ese aspecto preventivo comienza durante la evaluación y la incorporación de un tercero, antes de que surja cualquier obligación contractual, al saber quiénes son los ejecutivos, accionistas y beneficiarios clave. Desde una perspectiva técnica, este proceso inicial debe dar como resultado información fácil de usar, autorización de usuario basada en reglas y funciones de notificación adecuadas para facilitar la toma de decisiones eficiente y oportuna, incluida una función de parada rápida basada en una determinación de cumplimiento.
Sin embargo, la Administración de terceros no alcanzará su propósito si se limita a los procedimientos de incorporación. Más adelante, una buena práctica es flanquear la gestión del contrato con cláusulas estándar de cumplimiento e identificar sistemáticamente las banderas rojas relacionadas con terceros que surjan de desarrollos políticos, cambios regulatorios y eventos indeseables.
Además, la experiencia obtenida de una relación comercial debe reflejarse y emplearse en la operación en curso del sistema de gestión de terceros. Las listas negras internas son tan críticas como las fuentes de información externas. En otras palabras, la Administración de terceros debe ser un proceso confiable de circuito cerrado utilizado para la evaluación continua.
A pesar de su profunda integración en la función comercial, la Administración de Terceros no tiene por qué ser una carga. Un equipo con un enfoque interdisciplinario puede ajustar continuamente el proceso y aumentar la eficiencia sin comprometer la calidad de la recolección de información, la evaluación y las medidas de mitigación.
De hecho, un sistema de gestión de terceros bien diseñado y operado también puede ser un recurso comercial valioso. Los datos que produce se pueden extraer estratégicamente para ayudar a revelar y comprender las interdependencias del mercado, las vulnerabilidades del negocio y los perfiles de riesgo, al mismo tiempo que evitan daños a la reputación y los ingresos de la empresa.
ALD/FCPA
