Por: José Antonio Gil D’Santiago, especialista y consultor empresarial analiza el tema. «De la gestión en crisis a la gestión de la nueva normalidad».
A medida que las empresas afrontan la actual crisis causada por el virus chino, hay una serie de aspectos que los líderes empresariales deben evaluar, así como pensar en las medidas que pueden adoptar no sólo para reaccionar ante la situación actual, sino también para transformar su negocio y establecer su plan de recuperación.
Racionalizar la Estrategia
La mayoría de las empresas están experimentando desde hace unos meses, una importante disrupción de sus operaciones habituales, enfrentándose a paralizaciones parciales o totales de su operación, o en su defecto, a un desempeño inferior al promedio antes de la aparición del virus chino. Aunado a esto, las demandas de los consumidores y el comportamiento de los sectores relacionados directa o indirectamente con la empresa, también han experimentado cambios significativos.
A los líderes empresariales les corresponde entonces, revisar sus planes estratégicos (formales o informales) y determinar con cuáles objetivos se quedarán en el corto, mediano y hasta en el largo plazo, dado que las consecuencias de la crisis actual aún se sentirán durante los próximos años. Evaluar estrategias alternativas, así como, las capacidades actuales de la empresa, incluyendo la innovación, les permitirá hacer una mejor selección de las mismas y por ende conseguir el nuevo norte estratégico.
Las empresas tendrán que vigilar los posibles incrementos de los costos directos y sus repercusiones en el margen comercial de los productos y servicios, renegociando nuevos términos y condiciones cuando sea necesario, así como buscando proveedores alternos, sobre todo si sus proveedores principales se encuentran en zonas afectadas de manera significativa por el virus chino.
Mantener una disciplina estricta sobre el capital circulante, controlar la recaudación de cuentas por cobrar, la gestión de inventarios y los compromisos de deuda, son aspectos fundamentales que deben acompañar a la racionalización de la estrategia, para que esta sea realmente efectiva.
Optimización Operativa
A fin de garantizar su operatividad, los líderes empresariales se ven en la necesidad de reducir costos operativos y gastos no esenciales, contar con procesos más eficientes y con el personal mejor capacitado.
Las empresas requieren cambios en los procesos de negocio, que van desde la creación de nuevos procesos y reestructuración de los existentes, hasta la eliminación de aquellos que no apuntalen el nuevo foco estratégico, llevando en algunos casos, a establecer cambios en la estructura organizacional.
Esta optimización operativa debe realizarse de una manera planificada, a través de procesos de negocio correctamente normalizados, equilibrados, mejorados; alineados a las nuevas estrategias del negocio y a las exigencias del mercado, considerando los requisitos operativos mínimos, las dependencias de la fuerza laboral, los proveedores, la ubicación y la tecnología.
Lamentablemente, en algunos casos las empresas se han visto en la imperiosa necesidad de recortar puestos de trabajo. Pero si esto, puede hacerse de forma planificada, a través de la optimización operativa, evitaría el riesgo de dejar procesos de negocio con deficiencia de personal, lo que acarrearía nuevos riesgos que podrían afectar la operación, los compromisos con los clientes, y por ende, afectar la reputación e imagen de la empresa.
Este proceso de cambio (obligado por la crisis generada por el virus chino), puede ser aprovechado para una transformación del negocio, iniciando una adecuada gestión de y por procesos, en la organización y dando los primeros pasos hacia la verdadera transformación digital. Mucho de lo que están haciendo las empresas lo están llamando equivocadamente “transformación digital”, pero de esto hablaré en mi próximo artículo.
Pasar del Teletrabajo al Home office
Las empresas se vieron en la imperiosa necesidad de implementar el teletrabajo de una forma súbita y si se quiere hasta caótica, como una estrategia para mantener la continuidad operativa. Esta situación demandó un mayor esfuerzo a las áreas de tecnología y seguridad de la información, a fin de garantizar el funcionamiento de los distintos servicios tecnológicos (existentes antes del virus chino y nuevos), la seguridad de la información de las empresas y de sus clientes. En muchos casos, esta forma de implementación generó nuevos problemas, los cuales se fueron resolviendo en el camino, quedando aún varios de ellos sin atender.
Como ya es conocido, la crisis actual aún se extenderá por unos cuantos meses más, tal vez muchos más de los que pensamos. Por tanto, las empresas deben de pasar del esquema de trabajo caótico, implementado inicialmente, a un esquema planificado que le permita a la fuerza laboral mantenerse operando bajo este esquema por un tiempo prolongado.
Para ello, los líderes empresariales deben basarse en el nuevo foco estratégico y los procesos que lo soportan (optimizados o no), para determinar cuáles son los procesos y los roles que pueden desempeñarse bajo el esquema de home office; determinar las capacidades tecnológicas necesarias para este fin y el cambio cultural que este esquema de trabajo implicaría para su empresa a todos los niveles.
¿Cómo medir el desempeño de la estrategia a distancia?, ¿cómo evaluar a la fuerza laboral?, ¿cómo efectuar seguimiento a los proyectos y actividades?, son algunas de las preguntas a las que los líderes empresariales deben dar respuesta.
Mayor y Mejor Uso de la Tecnología
Es una realidad que las empresas se han vuelto más dependientes del uso de la tecnología, como consecuencia de la crisis generada por el virus chino. Por tanto, los líderes empresariales deben determinar con sus departamentos de TI, cuáles son sus capacidades reales para mantener el negocio operando y para afrontar los nuevos retos producto de la realidad actual, considerando a los proveedores de servicios y los operadores de telecomunicaciones, entre otros.
Este diagnóstico permitirá racionalizar el portafolio de TI, realizando las inversiones necesarias y suficientes para garantizar la operación de los procesos de negocio, del home office y del nuevo foco estratégico.
Nuevos servicios, nuevos productos, nuevos canales de comercialización, nuevo esquema de trabajo, son algunos de los cambios que están desarrollando las empresas, por tanto, la TI debe responder a las nuevas exigencias del negocio.
No podemos dejar de lado, que este cambio de la TI, puede ser aprovechado para iniciar una transformación tecnológica que permita a la empresa mantenerse en el presente y ser más competitiva en el futuro.
Construir la Empresa Resiliente
Ahora que los negocios dependen más de la tecnología, es imperante protegerla de amenazas disruptivas que pudiesen representar nuevas y cuantiosas pérdidas económicas.
De igual forma, el negocio debe protegerse de amenazas latentes, tales como la conmoción social, las fallas de servicios públicos y otras que puedan surgir como consecuencia del virus chino y de las medidas que están tomando los distintos gobiernos y empresas para enfrentar la crisis.
Los líderes empresariales deben revisar y renovar los planes de continuidad de negocio (BCP, por sus siglas en inglés), evaluar cómo funcionan los BCP existentes, identificar las nuevas amenazas y los cambios en el negocio, así como la TI que requiere ser incorporada tanto a los planes de continuidad operativa y de recuperación tecnológica, como al plan de gestión de crisis.
En caso de haber deficiencias, se deben identificar las causas de fondo, ya sea la acción y su ejecución a destiempo, la falta de infraestructura, la escasez de mano de obra, la incapacidad de los equipos de continuidad y recuperación o los problemas del entorno externo.
Las empresas deberán considerar las lecciones aprendidas y construir planes de gestión de crisis y de contingencia sólidos, para generar resistencia y responder mejor a futuras crisis.
Nuevos conocimientos para enfrentar con éxito la situación actual y futura
Cuando la crisis termine, quedará claro qué empresas tienen la capacidad de recuperación, la agilidad para replantear su estrategia comercial, la capacidad de transformación y el personal mejor preparado para prosperar en el futuro.
Por tanto, las empresas deben aprovechar la crisis (si los recursos se lo permiten) para preparar a sus empleados y adquirir nuevas capacidades y habilidades que le ayuden a lograr el nuevo foco estratégico.
Una vez que se mitigue la crisis…
El aprendizaje quedará. Por tanto, las empresas que reevalúen la solidez de su gestión empresarial, su capacidad de respuesta y adaptación frente a las crisis; las que cuenten con los mejores asesores para incorporar los procesos de cambio y/o transformación que iniciaron en el negocio y en la tecnología, dentro del ADN empresarial, convirtiéndose en empresas más ágiles, más competitivas y más resistentes a futuras perturbaciones, serán las verdaderas triunfadoras de esta carrera no deseada, causada por el virus chino.
