Los equipos legales siempre han tenido la ardua tarea de analizar documentos legales, lo que no solo requiere mucho tiempo, sino que también requiere mucha atención a los detalles y años de educación y capacitación. Además de eso, debido a que esto se hace tradicionalmente de forma manual, los datos críticos enterrados dentro de los contratos se han perdido.
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Si bien el análisis manual de los contratos podría haber funcionado en el pasado, simplemente no será suficiente en la vertiginosa realidad actual. Es hora de que los equipos legales se unan a la transformación digital. Durante la última década y media, todas las demás facetas de los negocios se han digitalizado … excepto los contratos. Y con las inversiones en transformación digital proyectadas para alcanzar un total de $ 7.8 billones de 2020 a 2024 , es el turno legal de participar.
Las empresas dependen de los contratos para sobrevivir. Piense en contratos de venta, acuerdos laborales y de asociación, NDA, acuerdos de licencia y más. Pero tal como existen hoy en día, los contratos son un impedimento para el flujo de trabajo y los datos que contienen no se utilizan en todo su potencial.
Actualmente, los datos están atrapados en contratos
Hay todo tipo de datos operativos ricos en información ocultos en los contratos que son fundamentales para el éxito de una empresa. Hasta el 90% de los gastos e inversiones de la empresa están determinados por los términos del contrato. Al mismo tiempo, los términos subóptimos y la gestión de contratos ineficaz pueden resultar en una enorme pérdida del 9% de los ingresos anuales . Si bien la información específica en la que las empresas eligen enfocarse variará, algunos puntos comunes ocultos en los contratos incluyen:
- Valor total del contrato: el valor total del contrato una vez que está activo, sus ingresos y cargos recurrentes.
- Período de notificación de exclusión voluntaria de la renovación automática: la cantidad de tiempo que se puede excluir de la renovación automática.
- Intercambio de información de identificación personal (PII): datos que identifican a una persona.
- Región de dirección de la contraparte: la parte en el otro extremo del contrato.
- Capacidad de rescindir por conveniencia: el poder de rescindir un contrato si resulta insatisfactorio.
- Exclusividad: un tipo de acuerdo en el que una de las partes acepta trabajar exclusivamente con la otra.
Estos datos críticos no están fácilmente disponibles y no hay una buena forma de rastrearlos a menos que adoptemos una nueva forma de hacer las cosas. Una vez descubiertos, los contratos ayudarán a las empresas a ser eficientes, efectivas y más precisas.
Los datos del contrato permiten a los equipos legales operacionalizar y reducir el riesgo
Los equipos legales deben poder mantenerse al día en un mundo que se ejecuta en números cada vez más grandes y escenarios más complejos. Para hacerlo, deben estar equipados con recursos que les permitan estar basados en datos. Por ejemplo, hoy en día, los equipos legales pueden carecer de las respuestas a preguntas simples sobre la cartera de contratos simplemente porque estos conocimientos no se almacenan, compilan y actualizan en tiempo real.
Sin esto, los equipos legales no pueden operacionalizar sus procesos, lo que hace imposible implementar los sistemas que permitan un trabajo más eficiente. Después de todo, los contratos ineficientes pueden causar pérdidas que oscilan entre el cinco y el 40% del valor de la transacción. También expone a la empresa al peligro porque, sin seguimiento, los contratos están llenos de riesgo.
Los contratos contienen la información operativa y sustantiva que los equipos legales necesitan para operacionalizar, establecer metas, mitigar el riesgo y demostrar su valor para la empresa. Los datos operativos incluyen el número de flujos de trabajo iniciados y completados, así como los tiempos de respuesta y respuesta. Los datos sustantivos, como la legislación fiscal vigente, el monto del contrato, la protección de datos y las obligaciones de implementación, exponen riesgos y obligaciones.
Con las herramientas adecuadas y un sistema centralizado, los equipos legales pueden tener acceso a todos los detalles que necesitan para demostrar el valor de su equipo, trabajar de manera más eficiente y proteger sus empresas.
Un nuevo estándar: contratación digital
Un nuevo estándar para que las empresas y los equipos legales se mantengan al día con un mundo acelerado e impulsado por los datos: contratación digital, un sistema estandarizado para la contratación comercial para conectar a las personas con los sistemas y los datos. Una vez digitalizados, los contratos se convertirán en documentos colaborativos vivos para encontrar y rastrear fácilmente la mina de oro de datos que alguna vez estuvo oculta. El resultado son equipos resistentes.
La tecnología legal está liderando el camino en el desarrollo del software necesario para respaldar la contratación digital. El software de gestión de contratos de última generación permite la búsqueda de metadatos y su fácil acceso. Esto permitirá que empresas enteras tengan la información que necesitan para tomar decisiones bien informadas al alcance de su mano.
Pronto, los días en los que los abogados internos tenían que perseguir documentos quedarán atrás. En cambio, los abogados podrán crear acuerdos instantáneamente, colaborar y obtener aprobación con facilidad, mientras tienen acceso al historial de versiones y los metadatos necesarios para operar y reducir el riesgo.
Es hora de que los equipos legales obtengan las herramientas que necesitan para prosperar en el vertiginoso entorno de trabajo actual al incorporarse a una forma de trabajo mejor, más rápida y más sostenible a través de la contratación digital.
