El trabajo remoto no es tan temporal después de todo, ya que las empresas piensan en nuevos arreglos de trabajo desde casa en medio de la pandemia de Covid-19, acelerando una tendencia ya emergente. Pero las reglas de la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA) no siempre han contemplado prácticas de trabajo y reuniones remotas, al menos no explícitamente.
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Esto ha llevado a la pregunta de si las comidas y bebidas pagadas por un miembro de FINRA durante una reunión virtual estarían sujetas al límite habitual de regalo de $ 100 por cualquier cosa de valor por año. Y la respuesta regulatoria llegó en forma de respuesta a una hipotética pregunta frecuente (FAQ) emitida silenciosamente por FINRA el mes pasado.
Recapitulemos brevemente la regla principal: La Regla 3220 de FINRA prohíbe a cualquier miembro o persona asociada con un miembro, directa o indirectamente, dar cualquier cosa de valor superior a $ 100 por año a cualquier persona cuando dicho pago esté relacionado con el negocio del destinatario. empleador.
Asimismo, las reglas de compensación no monetaria prohíben a los miembros y sus personas asociadas dar o aceptar tales obsequios en relación con la venta de productos específicos.
Las reglas de compensación no monetaria permiten entretenimiento comercial proporcionado por «oferentes», generalmente patrocinadores de productos y sus afiliados, a representantes de corredores de bolsa de terceros y sus invitados, que no está sujeto al límite de $ 100 siempre que «no sea así. frecuente ni tan extenso como para plantear alguna cuestión de propiedad y no está condicionado previamente al logro de un objetivo de ventas «.
El personal de FINRA ha interpretado la Regla 3220 para permitir entretenimiento comercial similar para los clientes de un miembro y sus invitados.
Estas reglas no se aplican a las reuniones que involucran a clientes minoristas, ni especifican si la reunión o el entretenimiento deben ser en persona.
FINRA ahora aclara en las preguntas frecuentes que si las personas asociadas de una firma miembro organizan personalmente un evento o reunión de entretenimiento empresarial virtual interactivo, FINRA vería la provisión de las personas asociadas de cantidades razonables de alimentos y bebidas diseñadas para ser consumidas por los empleados receptores y sus invitados. durante ese entretenimiento o reunión de negocios virtual, ya que no está sujeto al límite de regalo de $ 100.
Eso es válido siempre que el costo de los alimentos y bebidas, así como la frecuencia con la que se proporcionen, no planteen cuestiones de propiedad y no estén condicionados a la consecución de un objetivo de ventas.
Como anfitriones, las personas asociadas que envían la comida y bebida deben controlar quiénes pueden participar en la reunión, interactuar con cada participante durante la reunión y permanecer presentes y visibles durante toda la reunión.
Las preguntas frecuentes señalan que la firma miembro o sus personas asociadas no deben proporcionar ninguna otra compensación en efectivo o que no sea en efectivo, como tarjetas de regalo u otros artículos no alimentarios, a los empleados receptores o sus invitados.
También agregaría que los miembros deben considerar un proceso de mantenimiento formal para grabar estas reuniones y eventos, incluida una descripción del propósito, los asistentes y el valor de la comida y la bebida, con los recibos adjuntos, de una manera similar a en persona. reuniones y eventos.
Entonces, aunque el evento es remoto y se lleva a cabo a través de una plataforma de redes, la misma vigilancia y necesidad de documentación se aplica a los costos y el propósito del entretenimiento o la comida. Un registro de obsequios y entretenimiento que es constantemente actualizado y curado por el departamento de cumplimiento puede servir como evidencia de una política eficaz y en evolución para mostrar a los reguladores.
De hecho, debido a que las personas se encuentran en diferentes lugares durante estas reuniones virtuales y no en un entorno de trabajo, las políticas precisas sobre quién es responsable de compilar y almacenar de forma segura estos registros y qué detalles se necesitan en los registros deben especificarse claramente en las políticas de la empresa.
Envíe una nota sobre la regla, mientras recuerda al personal sus responsabilidades sobre las cantidades y la frecuencia de tales obsequios que podrían plantear una cuestión de decoro. Considere proporcionar ejemplos de lo que la empresa considera permisible y no permisible sería útil para los empleados.
La capacitación regular sobre los obsequios y el entretenimiento de las políticas y procedimientos de las empresas sirve como evidencia para el regulador de que las reglas y las intenciones detrás de ellas son importantes para el liderazgo corporativo.
